机关单位的文件管理、使用、存取、借阅、运转和统计等环节一直是一项重要工作。随着信息时代的到来，计算机和网络技术逐渐被应用到机关单位的办公中，以人力为主、手工处理的工作方式逐渐被被取代。随着信息技术的不断发展，机关单位开始采用智能文件管理系统，以提高文件和公文的处理效率和管理水平。从而减轻文件管理人员的工作负担，规范文件及公文管理流程，提升文件及公文运转效率和管理水平。

建立一套智能文件管理系统，实现以设备自动记录为主、人工监控为辅的操作和管理模式，系统功能如下：
精细管理：集中、统一管理文件、文件盒及文件资料等物品，实现电子化登记，便于信息存储、统计、查询利用以及办结处理。采用指纹识别技术登录，条码对文件流转交换信息进行集中管理，对工作人员投递的文件进行全过程追踪，实时监管远程文件状况。
自动盘点：后台自动记录文件的借用与归还日志；支持网络化的查找与定位，提高工作效率；自动盘点文件资料并生成相关统计数据。
文件分发：使文件管理单位的文件管理运行体系更为系统化、自动化、科学化；以文件的归档、保存、维护、分发、借阅为主线来驱动的文件管理流程将更为高效、便捷。
多级管理：由网络管理平台及后端管理设备组成的多级管理平台实现多级分级管理，有效解决大型复杂信息系统的大规模监管问题。
智能识别：利用射频、指纹和条码等识别技术对文件的存取进行有效管理。
追溯分析：自动记录文件的存取日志、系统日志、报警日志和存取实时录像，便于追溯；可以方便快捷地进行查询、统计并生成各类报表，便于管理分析。
实时查询：管理人员可以通过内部网络对被监管文件的所属单位、使用者、设备名称、存储位置、在位情况、使用情况以及历史信息等进行实时查询和管理。
丢失报警：当文件监管现场发生违规进入，或发生违规取档、超时未归还、文件丢失、人为破坏系统、长时间无市电输入等报警事件时，系统会立即报警，报警方式主要有声光报警、短信报警、网络上报中心报警等。

智能文件管理系统适用于机关文件、文秘、保密、档案等文件档案管理单位和场所。它整合管控文件及公文信息资源，实现统用统管；利用信息技术管控文件资料，及时掌握文件动态；节约成本、节约人力，降低工作量；提高文件分发、管理及保密工作效率；提升安全保密防范能力和信息化建设水平。