正式的邮件应该注重用语的文雅和礼貌，在措辞上要客气，并且能够将重要信息表达清楚，使用简洁明了的语句。邮件的格式也有一定的要求。一般来说，先写称呼，比如尊敬的XX先生/女士，然后是开门见山的写明主题，接着是正文的主体内容，最后有时需要落款表示礼节。此外，注意书写规范、避免简写及不正确的拼写，适度使用标点符号分隔内容，还有适当表示一些关怀之情，也是表达正式邮件的必备要素。